Etkili Sunum ve Topluluk Önünde Konuşma Sanatı

Merhabalar,

Bestcloudfor.me şirketinde Product Owner olarak çalışmaktayım. Bu yazımda sizlerle topluluk önünde nasıl konuşacağız, daha etkili bir konuşma için nelere dikkat edebiliriz gibi konularda yapmış olduğum araştırmaların sonuçlarını paylaşacağım.

Öncelikle neden bu konuyu seçtiğimle başlamak isterim; biz Bestcloudfor.me olarak teknoloji üreten bir firmayız. İçinde bulunduğumuz dünyanın hızına yetişebilmek için her gün yeni şeyler öğreniyor ve kendi içimizde de bu bilgileri “tech talks” adı altında düzenlediğimiz etkinliklerde birbirimizle paylaşıyoruz.Bu etkinliğin bir diğer amacı ise bilgiyi karşıya aktarma konusunda kendimizi geliştirmiş olmaktır. İşte tam da bu noktada ben de topluluk önünde nasıl konuşulur, etkili bir sunum için hangi yolu izlemeliyiz gibi konularda araştırma yaparak “tech talks” etkinliğimize katkıda bulunmak istedim.

Hedef Kitlemiz ve İçerik Arasındaki Bağlantı

Burada bahsi geçen topluluk ya da yaptığımız sunumla etkilemek istediğimiz kişiler yani hedef kitlemiz kimdir. Bizim seçtiğimiz bir grup kişi mi var karşımızda yoksa hedef kitlemiz belli de biz mi içeriğimizi ona göre organize etmeliyiz. Gelin isterseniz önce bu noktadan başlayalım.

Aslında hayatımızın her alanında karşımızdaki kişileri yaptığımız konuşmayla etkilemek isteriz. Hedef kitlemiz bazen okulda tez sunumunu yaptığımız hocalarımız ya da yaptığımız çalışmanın detaylarını sunduğumuz müşterimiz olabilir. Burada önemli olan hazırladığımız içeriğin karşı tarafın ilgisini çekebilecek düzeyde olmasıdır.

Biz kaç kişiye bu sunumu yapacağız? Ortalama kaç yaşındaki kişilere hitap edeceğiz. Bu gibi sorulara cevap verdikten sonra ise içeriğin kapsamını belirlemeliyiz. Bunun için örneğin bir anket yapabilir ve karşımızdaki kişilerin anlatacağımız konu hakkında bilgisi, bu konuya olan ilgisi, bizden beklentileri nelerdir, bizim amacımız ile beklentiler ne kadar örtüşüyor gibi soruların cevapların cevaplarını alarak kapsamımızı belirleyebiliriz.

Artık kime hitap edeceğimizi ve neyi ne kadar anlatacağımızı biliyoruz. Şimdi ise sırada nasıl anlatağımıza karar vermek var.

Sunum Anına Doğru Adım Adım!

Yaptığım araştırmalar gösteriyor ki hiçbir etkili konuşma son anda hazırlanarak yapılmıyor.

Adım adım o noktaya doğru kendimizi götürüyoruz. Bunun için öncelikle kendimizi sorgulamalıyız, hedef kitlemiz için belirlediğimiz içeriğe ne kadar hakimiz. Bu aslında toplum önünde konuşurken onları etkilemenizi sağlayacak en önemli kriterdir. Neden mi? Çünkü karşınızdaki kişiler sizin bile tam olarak hakim olmadığınız bir konuyu sizden dinlemek istemeyebilirler. Dolayısıyla gerekli hakimiyeti sağlayabilmek adına sizin bu konuyla ilgili bilgilerle dolup taşmış olmanız gerekecektir.

Peki ben nasıl bir konudaki bilgilerle dolup taşabilirim. Evet hiç bir zaman öğreneceklerimizin bir sınırı olmayacaktır ancak bizim hedef kitlemiz için bir kapsamımız var, çerçevesi belli ve sınırları aşağı yukarı çizilmiş. Bizim de bu sınırların dışına çıkmamız karşımızdaki kişilere bu konuyu sadece bildiğimizi değil aynı zamanda hakim de olduğumuzu gösterir ve konuşmamızın ilerleyen zamanlarında bizi dinlemeye devam etmelerini sağlar.

Bu noktaya kadar onları sunumumuzu dinlemeye ikna etmiş olduk, peki etkileyebildik mi? İşte bu noktada devreye bildiklerimizi karşı tarafa nasıl aktardığımız giriyor. Nasıl mı? Biz konumuza yeterince hakim olmak için öncesinde neler yapmış olabiliriz? Biraz geriye gidelim, nasıl konuşma anına hazırlanmış olabiliriz? Bu konuda kişinin kendi öğrenme yöntemleri devreye girebilir ancak bu konuyu canlı tutmak için tek başına yeterli olmayabilir. Kendinize sunumdan önce hazırlanmak için bir süre belirlememiz ve sunum anına kadar da bu konuyu ara ara düşünüp, arkadaşlarınızla bu konu hakkında görüşüp ya da bu konuda bir uzmana danışıp konuyu sürekli kafanızın içinde canlı tutabiliriz.

Bu süreçte elde ettiğiniz bilgileri belirlediğiniz bir alanda toplayabilir ve bu bilgileri nasıl birleştireceğinizi tasarlayabiliriz. Yine sunum öncesi kendinize belirlediğiniz bir zaman diliminde ise topladığınız bu düşünceleri birleştirerek ortaya çıkan içeriğin bizim kapsamımızla ne kadar uyumlu olduğunu görebiliriz. Bu bizim ilk tasklağımızdır ve artık bu taslak üzerinden geliştirmelerinizi yapabiliriz. Belki bulabileceğiniz daha iyi bir örneği buraya ekler, anlatacağınız konuyu sadece sözel olarak değilde sayılarla nasıl ifade edebileceğimizi belirleyebiliriz.

Toparlayacak olursak tüm bu hazırlıklar bize, karşı tarafa sadece bilgiyi vermeyi değil onu ne ölçüde ve nasıl vereceğimizi de göstermektedir.

Sunuma 5 Kala!

Şu ana kadar kafamızda karşı tarafa aktaracağımız konu hazır, sıralaması belli ve hatta yazılı olarak da kendimizi ifade ettik. Konuya yeterince hakim olduğumuzu düşünüyoruz.

Sunumdan bir tık öncesi ne yapmalıyız? Bu, şu ana kadar yaptığımız bütün hazırlıkların hayata geçirebilmesi için çok önemli bir soru.

Araştırmalarım şunu gösteriyor ki; en önemli püf noktalarından birisi de sunumdan önce kendimize belirlediğimiz süre boyunca prova yapmaktır.

Ne kadar konuya hakim olursak olalım yeterince prova yapmadığımız sürece konuşma anında o kelimeler ağzımızdan ilk defa telaffuz ediyormuşuz gibi çıkar. Yapacağımız provanın sıklığı ise anlatacağımız konuyu içselleştirmemizi ve konuşma anında ezberlediğimiz bir şeyleri anlatıyormuş hissi yerine doğaçlama bir şekilde bir konudan bahsediyormuşuz hissi verir.

Provayı sesli bir şekilde kendinize yapabilir, sesinizi ya da direk görüntünüzü videoya kaydedebilir ve dilediğinizde ya da izlediğinizde kendinize geri bildirim verebilirsiniz. Bir başka prova yapma yöntemi ise güvendiğiniz birine sunum yapmanızdır. Bu şekilde alacağınız geri bildirimlerle konuşmanız üzerinde gerekli düzenlemeleri yapabilirsiniz.

Tüm bu provalar sizin sunum anında ne kadar rahat olduğunuzu da etkilemektedir. Doğaçlama hissi veren konuşmalar hedef kitlenizdeki tüm kişilerin sizi sonuna kadar dinlemesini sağlayacaktır.

Peki Neden Bu Kadar Hazırlanıyoruz?

Bu aşamada sizlere sunum öncesinde neden bu kadar hazırlık yaptığımızı özetlemeye çalışacağım.

Öncelikle belirtmeliyim ki, konuşmamızın ilk üç dakikasında vereceğimiz izlenim büyük önem taşımaktadır. Bundan dolayı sunumu yapacağımız alana girdiğimizde ve hedef kitlemizle göz göze geldiğimizde kendimizden ne kadar emin olduğumuzu gösteren elektriği onlara vermeliyiz. Bunun için öncelikle kendi içimizde otokontrolü sağlamalı ve heyecanımızı makul seviyeye çekmeliyiz. Takıldığımız noktalarda sık sık notlarımıza bakmak yerine karşı tarafla etkileşimde bulunarak kendimize zaman kazandırabiliriz. Konu başlıklarını hatırlamak için arada notlara bakılabilir ancak tüm sunumu notlardan okumak kişilerin dikkatini ve ilgisini dağıtacaktır. Beden dilimizi kontrollü bir şekilde kullarak da (örneğin; ellerimizi çok sallamadan, sık sık yer değiştirmeden, jest ve mimiklerimizi kontrollü kunallarak) karşımızdaki kişilerin dikkatlerinin dağılmasını önleyebiliriz.

Dikkat edilmesi gereken bir diğer noktası ise kişilerin ilgi odağının on dakika sonra dağılması durumudur. Bunu önlemek adına karşımızdaki kişilerin ilgilerini takip ederek belli süreler sonunda karşılıklı etkileşimi sağlamak adına soru sorabilir ya da sesimizin tonunu değiştirerek ilginin bizde kalmasını sağlayabiliriz.

Prova yapmak da dahil olmak üzere tüm bu hazırlıkların amacı sunum anında hedef kitlemizle birlikte bu süreci devam ettirmek ve amaçladığımız bilgiyi karşı tarafa aktarmaktır.

Bu yazımda sizlere etkili bir sunum için nasıl ilerlememiz gerektiğini anlatmak istedim. Umarım faydalı olabilmişimdir.

Bir sonraki yazımda görüşmek üzere.

Teşekkürler.